Desafío
La Fundación Descúbreme, creada en 2010 con la misión de promover la inclusión integral de personas con discapacidad cognitiva, enfrentaba importantes desafíos en la gestión de sus fondos concursables que financian proyectos de inclusión educativa y laboral. Como organización de referencia tanto a nivel nacional como internacional, requería un sistema robusto que permitiera:
- Administrar eficientemente el ciclo completo de sus concursos de financiamiento
- Facilitar la postulación para organizaciones que trabajan con personas con discapacidad cognitiva
- Garantizar transparencia en los procesos de evaluación y adjudicación de fondos
- Realizar seguimiento detallado de los proyectos financiados
- Obtener métricas de impacto para justificar y orientar su inversión social
El proceso anterior era principalmente manual, consumiendo recursos valiosos y limitando la capacidad de expansión de los programas de financiamiento. Las instituciones postulantes (escuelas, fundaciones, OTEC, etc.) tenían dificultades para completar sus postulaciones y hacer seguimiento, mientras que el equipo de Descúbreme invertía excesivo tiempo en tareas administrativas en lugar de enfocarse en el impacto social.
Solución
Nobilis desarrolló para Fundación Descúbreme una Plataforma de Gestión de Proyectos Concursables integral, diseñada específicamente para atender las necesidades de una organización dedicada a la inclusión de personas con discapacidad cognitiva.
¿Cómo funciona el sistema?
La plataforma gestiona el ciclo completo de los proyectos concursables a través de los siguientes módulos:
- Módulo de Usuarios: Permite el registro y control de acceso de diferentes perfiles (administradores, analistas, evaluadores, instituciones postulantes y coordinadores), asegurando que cada uno tenga acceso solo a las funcionalidades correspondientes a su rol.
- Módulo de Instituciones: Facilita el registro y actualización de organizaciones que trabajan con personas con discapacidad cognitiva, permitiendo añadir múltiples contactos para cada entidad.
- Módulo de Concursos: Permite crear, configurar y administrar los fondos concursables, estableciendo los montos disponibles por región, el calendario de fechas importantes y la carga de bases de postulación.
- Módulo de Proyectos: Núcleo del sistema que gestiona todo el ciclo de vida de los proyectos:
- Postulación: Interfaz intuitiva para que las instituciones registren sus iniciativas
- Evaluación: Herramientas para los distintos niveles de evaluación (admisibilidad, técnica y jurado)
- Seguimiento: Panel de control con planificación, presupuesto, indicadores y monitoreo
- Gestión documental: Carga y organización de documentos de respaldo
- Cierre: Evaluación de resultados e impacto
- Módulo de Configuración: Permite personalizar la plataforma según las necesidades cambiantes de la fundación.
El sistema incorpora flujos de trabajo que automatizan los cambios de estado de los proyectos, notificaciones por correo electrónico, y generación de reportes para facilitar la toma de decisiones del equipo de Descúbreme.
Diagrama simplificado de cómo funciona la aplicación
Resultados
Tras más de 10 años de operación exitosa e ininterrumpida, la Plataforma de Gestión de Proyectos Concursables ha transformado la manera en que Fundación Descúbreme cumple su misión, logrando:
Eficiencia Operativa
- Reducción del 75% en el tiempo dedicado a tareas administrativas
- Aumento del 40% en la capacidad de gestión de proyectos simultáneos
- Automatización del 90% de procesos que anteriormente eran manuales
Transparencia y Accesibilidad
- Incremento del 60% en postulaciones completadas exitosamente
- 100% de trazabilidad en los procesos de evaluación y adjudicación
- Mejora en la accesibilidad para instituciones de regiones que ahora pueden postular remotamente
Impacto Social
- Mayor diversificación de proyectos financiados, abarcando múltiples dimensiones de inclusión
- Mejor seguimiento de indicadores de impacto, permitiendo orientar recursos a iniciativas más efectivas
- Consolidación del modelo de gestión sostenible y eficiente en materia de inversión social
Posicionamiento Institucional
- Fortalecimiento de la reputación de Fundación Descúbreme como organización transparente y eficiente
- Reconocimiento adicional a nivel internacional por sus prácticas innovadoras en la gestión de proyectos sociales
- Mayor confianza de empresas y organizaciones que aportan al financiamiento de los concursos
Conclusión
La implementación de la Plataforma de Gestión de Proyectos Concursables desarrollada por Nobilis representa un caso exitoso de cómo la tecnología puede potenciar la labor de organizaciones sociales dedicadas a causas tan fundamentales como la inclusión de personas con discapacidad cognitiva.
Para Fundación Descúbreme, referente en la construcción de una cultura inclusiva a nivel nacional e internacional, este sistema ha significado no solo una mejora en sus procesos internos, sino una herramienta clave para cumplir su misión de impulsar la inclusión integral de personas con discapacidad cognitiva en todos los ámbitos del desarrollo humano.
Con más de 10 años de operación continua y recibiendo mejoras constantes hasta la fecha, la plataforma ha demostrado ser una solución sostenible y evolutiva, capaz de adaptarse a las cambiantes necesidades de la fundación y de las organizaciones que trabajan por la inclusión.
El éxito de esta plataforma refleja el compromiso de Fundación Descúbreme con la innovación y la excelencia en la gestión social, cualidades que la han posicionado como miembro de prestigiosas organizaciones internacionales como la Association of People Supporting Employment First (APSE), la Asociación Española de Empleo con Apoyo (AESE), Inclusión Internacional y Zero Project, donde fue reconocida como práctica innovadora en empleo inclusivo.
