En los últimos años, el trabajo remoto ha pasado de ser una tendencia emergente a convertirse en una realidad consolidada para muchas organizaciones. En Nobilis, iniciamos nuestra transición hacia un modelo completamente remoto en 2016-2017, y los resultados han sido extraordinarios, destacando una mejor calidad de vida para nuestros colaboradores y un aumento notable en la productividad.
En particular, yo venía hace años con el convencimiento que la tecnología y las condiciones generales estaban dadas para poder trabajar en forma remota, ya habían varias experiencias en el extranjero que demostraban la factibilidad de esto, aunque siempre la duda radicaba en el factor (diferencia) cultural. Aquí pasaré a relatar los factores clave que creo son la base para poder implementar y mantener un buen sistema de trabajo full remoto.
En Nobilis hicimos una transición gradual y planificada: comenzamos asistiendo todos los días a la oficina, luego redujimos a tres días por semana, posteriormente a un día a la semana, seguido por una vez al mes, hasta finalmente adoptar un modelo completamente remoto. Este enfoque progresivo nos permitió tener feedback inmediato y poder adaptar nuestra cultura, procesos y herramientas de manera orgánica.
Sin embargo, este cambio no ocurre simplemente por trasladar las tareas de la oficina al hogar. Requiere una transformación profunda en la cultura organizacional, los procesos y las dinámicas de trabajo. Basándonos en nuestra experiencia, compartimos los pilares fundamentales para implementar con éxito un modelo de trabajo remoto, ya sea que tu empresa esté considerando dar el paso o que ya lo haya dado pero esté enfrentando desafíos.
1. Cultura basada en la confianza y colaboración
La piedra angular de cualquier modelo de trabajo remoto exitoso es la confianza. Cuando las personas no comparten un espacio físico, la confianza se vuelve el cemento que mantiene unido al equipo.
La confianza comienza desde arriba
Los líderes deben ser los primeros en demostrar confianza en sus equipos. Esto significa:
- Abandonar el micromanagement: Confiar en que los colaboradores harán su mejor esfuerzo por alcanzar los objetivos sin necesidad de supervisión constante.
- Evaluar resultados, no horas de conexión: El foco debe estar en el cumplimiento de objetivos y la calidad del trabajo, no en controlar las horas que una persona permanece frente a la pantalla.
- Empoderar a los equipos: Darles autonomía para tomar decisiones y resolver problemas, sin imponer soluciones desde arriba.
Superar la cultura de la desconfianza
Es sorprendente cómo en muchas organizaciones la desconfianza está tan arraigada que se ha normalizado. Observamos constantemente cómo el formalismo y la burocracia terminan imponiéndose sobre los acuerdos verbales entre personas. La famosa frase “ok, pero mándamelo por mail” refleja un entorno donde muchos trabajan protegiéndose más que colaborando.
Como bien lo expresa el manifiesto ágil: “Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas”. Los procesos y herramientas son útiles, pero deben estar al servicio de las personas, no al revés.
Mantener la cultura de confianza
Para sostener esta cultura es fundamental:
- Compromiso de la gerencia: Los líderes deben predicar con el ejemplo, mostrando confianza en sus equipos y fomentando la colaboración.
- Proceso de selección alineado: Incorporar personas que se adapten a este modelo de trabajo y compartan los valores de confianza y colaboración.
- Evaluación coherente: Implementar sistemas de evaluación que valoren la responsabilidad, la autonomía y el cumplimiento de objetivos.
2. Alto sentido de la responsabilidad
La libertad que ofrece el trabajo remoto requiere un alto grado de responsabilidad por parte de todos los involucrados.
¿Qué implica la responsabilidad en el trabajo remoto?
- Cumplimiento de compromisos: Las personas deben sentirse responsables de entregar lo prometido en tiempo y forma.
- Mejora continua: Buscar constantemente formas de optimizar procesos y resultados.
- Comunicación proactiva: Informar sobre avances, obstáculos o cambios en las condiciones de trabajo.
- Autogestión: Capacidad para organizar el tiempo y las tareas sin supervisión constante.
Selección y adaptación
No todas las personas se adaptan fácilmente a un modelo de trabajo remoto. Algunas, por su perfil personal o experiencia previa, se sienten más cómodas en entornos con mayor dirección y control. Es crucial identificar durante el proceso de selección a aquellos candidatos que muestran capacidad para trabajar de manera autónoma y responsable.
Equipos auto-organizados
Cuando cuentas con personas con alto sentido de la responsabilidad, la formación de equipos auto-organizados surge naturalmente. Estos equipos:
- Aumentan la productividad: Al eliminar capas innecesarias de gestión y aprobación.
- Fomentan el empoderamiento: Las personas se sienten dueñas de su trabajo y sus decisiones.
- Encuentran mayor propósito y motivación: Al tener mayor control sobre su contribución a los objetivos de la empresa.
- Reducen los costos: Al disminuir la necesidad de supervisión y control.
El impacto en la generación de valor
Si logras establecer una cultura de confianza y responsabilidad, junto con equipos auto-organizados, verás mejoras sustanciales en la generación de valor. Mientras que en organizaciones tradicionales no más del 50% de las actividades aportan valor directo, en organizaciones ágiles este porcentaje puede superar el 75%. Esta mejora se traduce en mayor competitividad, que puedes convertir en mejores precios, mayores beneficios o mejor calidad de vida para tus colaboradores.
3. Políticas claras de trabajo, comunicación y horarios
El trabajo remoto puede generar desafíos tanto para la empresa como para los colaboradores si no se establecen límites claros. Algunos de estos desafíos incluyen:
- Jornadas laborales excesivamente largas
- Falta de descanso adecuado
- Mala administración del tiempo
- Comunicaciones fuera de horario laboral
- Expectativas poco claras sobre disponibilidad
Políticas esenciales para el trabajo remoto
Para evitar estos problemas, la empresa debe establecer, comunicar y hacer cumplir políticas claras en torno a:
Horarios de trabajo
- Definir claramente cuáles son las horas de trabajo esperadas
- Establecer franjas horarias comunes para reuniones y trabajo colaborativo
- Respetar los tiempos de desconexión
Comunicación
- Política de comunicación síncrona y asíncrona: Cuándo usar videollamadas, chat, correo electrónico, etc.
- Comunicación fuera de horario: Establecer expectativas claras sobre la respuesta a mensajes enviados fuera del horario laboral
- Herramientas de comunicación: Definir qué plataformas se utilizarán para cada tipo de comunicación
Gestión del trabajo
- Distinción entre operaciones y proyectos: Diferenciar claramente el trabajo rutinario del trabajo por proyectos
- Permisos y ausencias: Establecer protocolos claros para solicitar tiempo libre o informar sobre ausencias
- Evaluaciones de desempeño: Adaptar los sistemas de evaluación al contexto del trabajo remoto
Implementación efectiva
No basta con tener políticas escritas. Es fundamental:
- Comunicarlas claramente a todos los miembros de la organización
- Predicar con el ejemplo desde los niveles directivos
- Revisarlas periódicamente para asegurar que siguen siendo relevantes y efectivas
- Hacer seguimiento de su cumplimiento, no de manera punitiva sino para identificar áreas de mejora
Consideraciones finales
Si bien existen muchas más consideraciones al implementar un modelo de trabajo remoto, estas tres constituyen los cimientos fundamentales. Sin una cultura de confianza, un alto sentido de la responsabilidad y políticas claras, cualquier otra estrategia o herramienta que implementes tendrá una efectividad limitada.
El trabajo remoto no solo es una modalidad de trabajo, sino una filosofía organizacional que requiere un cambio profundo en la manera en que concebimos el trabajo, las relaciones profesionales y la productividad. Aquellas organizaciones que logren hacer esta transición de manera exitosa no solo verán mejoras en sus resultados, sino que también estarán mejor preparadas para enfrentar los desafíos del futuro laboral.
Este artículo está basado en el hilo de Twitter (ahora X) publicado en abril de 2020: https://x.com/g_fuentealba/status/1249774261696368641 y en la experiencia de Nobilis tras implementar un modelo de trabajo completamente remoto desde 2017.